‘Productconfigurator schept duidelijkheid. Ook voor klantordergestuurde organisatie’
Internet is het eerste oriëntatiemiddel dat veel consumenten gebruiken om informatie over producten op te zoeken. Ze kijken dan naar producteigenschappen, vergelijken ze met concurrerende artikelen op prijs en kwaliteit. Met de opgedane kennis plaatsen ze veelal een bestelling in een webshop of kopen het product in de winkel. Een vrij nieuwe ontwikkeling is het zelf samenstellen van een product. Denk hierbij aan een keuken, bed of auto. Behalve het product geheel naar wens samen te stellen, verschaft de site ook informatie over de levertijd en de prijzen. De applicatie die dit mogelijk maakt, zonder verregaande kennis van een 3D tekenapplicatie, is de productconfigurator.
De leverancier stelt eenmalig alle combinatiemogelijkheden in. Denk aan de keuze voor opties, zoals een bepaalde kleur, materialen, of meer extra’s bijvoorbeeld voorzien van de voorraadstatus en eventuele levertijden. Door daaraan de kostprijs en een verkoopprijs te hangen, verschijnt er met een druk op de knop een model. Leverancier en klant weten beide waar ze aan toe zijn. De leverancier minimaliseert de kans op fouten, doordat alleen technisch haalbare samenstellingen mogelijk zijn. De autobranche is een van die marken waarin de productconfigurator al een bewezen succes is. Denk hierbij aan Renault, die consumenten zelf hun Renault laat samenstellen via de website. De consument krijgt direct inzicht in het model voorzien van de daarbij horende prijzen en levertijden
Complexe calculatie
Binnen de klantordergestuurde maakindustrie is er een groeiende interesse in de productconfigurator. Gemeenschappelijk kenmerk van klantordergestuurde organisaties is dat het gehele productieproces pas start na een order van een opdrachtgever, voor meestal een maatwerk resultaat op een bepaalde opleverdatum. Ook de bedrijven uit de klantordergestuurde maakindustrie brengen allerlei varianten op de markt. Varianten in verscheidene maten, van verschillende materialen en al dan niet voorzien van allerlei extra’s. Met ook nog eens mogelijkheden die elkaar vereisen of uitsluiten: een materiaal dat automatisch tot een bepaalde kleur leidt of dat juist niet in een bepaalde kleur geleverd kan worden. En opties die weer tot nieuwe vragen leiden: als bij een keuken gekozen wordt voor een magnetron, welk vermogen moet die dan hebben?
Kortom, het maken van een calculatie is complex. Ervaren verkopers en calculators hebben de verschillende mogelijkheden en de samenhang goed in hun hoofd zitten, maar al deze combinaties administreren is een andere zaak.
Varianten afzonderlijk vastleggen? Steeds nieuwe calculaties maken en steeds opnieuw de verkoopprijs berekenen? Geen van deze keuzes is erg efficiënt. De verschillende combinatiemogelijkheden bij artikelen zijn al gauw te groot in aantal om afzonderlijk vast te leggen. En alles steeds opnieuw doen kost veel tijd en kan bovendien leiden tot fouten. Een productconfigurator biedt daarom ook voor bedrijven uit de klantordergestuurde maakindustrie uitkomst. Het hulpmiddel legt voor alle varianten een overzichtelijk calculatie- en prijzensysteem vast met een minimum aan administratieve handelingen. Op de achtergrond wordt, indien gewenst, direct een productiedossier aangemaakt mat daarin de volledige calculatie voor hetgeen de klant zelf heft samengesteld. Na een eenvoudige controle kunt u het productiedossier vrijgeven en wordt in zowel de materialen- als de bewerkingsplanningen opgenomen.
Duidelijkheid scheppen
Hoe dan? Op het moment dat de klant een bestelling doet, loopt de productconfigurator verschillende mogelijkheden automatisch af. Vervolgens selecteert u de keuzes van de klant. Omdat alle mogelijkheden zijn ingesteld wordt er niets over het hoofd gezien. De mogelijke combinaties voorzien van de juiste verkoopprijs en eventuele levertijden, de productconfigurator neemt alles mee in de berekening. Dit schept duidelijkheid voor zowel leverancier als afnemer. Ander voorbeeld. Bij een offerte voor een machine is niet altijd bekend wat voor soort motor erin komt. Bij het ontwerp van de machine is dat wel van belang: er kan bijvoorbeeld een motor met een bepaald vermogen benodigd zijn. Met de productconfigurator is dat kenmerk bij verschillende motoren vast te leggen, zodat er later een lijst is op te vragen van alle motoren met het betreffende vermogen. De motoren die niet gekozen mogen worden komen niet voor op de keuzelijst. Hierdoor worden er geen mogelijkheden verkocht die technisch niet kunnen, niet verantwoord zijn of überhaupt niet bestaan.
Zoals gezegd, gaan steeds meer bedrijven hun producten aanbieden via internet. Door in de bestaande website een productconfigurator te integreren, kunnen klanten inloggen op de website en daar eenvoudig hun bestelling opgeven. Ze krijgen een overzicht van de mogelijkheden, vinken hun keuzes aan en een volledig gespecificeerde order komt bij de leverancier binnen. Welke gegevens de klant allemaal te zien krijgt, dat bepaalt de leverancier natuurlijk zelf.
Hoge verwachtingen
Scholte Metaalbewerking is één van de klantordergestuurde productiebedrijven die veel verwacht van de productconfigurator via internet (iPFC). Het bedrijf uit Valthermond is specialist op het gebied van het ontwerpen en produceren van logistieke oplossingen, waaronder rolcontainers en stalen lastdragers. Rechtstreeks en voor sommige productlijnen via wederverkopers, levert het zijn producten aan de klanten. Directeur Piet Vermazeren verwacht veel van de iPFC die hij via zijn website beschikbaar gaat stellen. “De iPFC moet de werkvoorbereiding van orders enorm gaan verlichten en zo onze administratie ontlasten”, zegt Vermazeren. “Dagelijks krijgen we veel telefoontjes. Klanten willen vijf stuks van dat type rolcontainer of vijftig stuks van een type met bijvoorbeeld een iets hoger hek. De werkvoorbereiding van die klantspecifieke orders kost onze verkoopbinnendienst een hoop tijd. Veel orders zijn bovendien dikwijls hetzelfde. Toch gebeurt de verwerking hiervan niet automatisch. Daarbij is de kans op fouten aanwezig.”
Via de website van Scholte Metaalbewerking kan de klant straks inloggen om bij de iPCF terecht te komen. Door zijn inlognaam in te voeren, detecteert de software tot welke onderdelen van het systeem de klant toegang heeft. “Vermazeren: “Hij kan dan bijvoorbeeld zelf zijn rolcontainer samenstellen. Wieltype, hekhoogte, coatingtype, wel of geen logo op de rolcontainer zijn enkele voorbeelden van de samenstelling. De klant heeft inzicht in de opbouw van zijn order en kan deze nog wijzigingen indien gewenst. Ook krijgt hij zicht op de kosten en de levertijden.”
Vermazeren voelde direct iets voor een productconfigurator toen hij ruim anderhalf jaar geleden het eisenpakket voor het nieuwe ERP-systeem opstelde. “We werkten met een verouderd pakket dat nog onder DOS draaide. Calculaties deden we in een aparte Excel-sheet evenals de werkvoorbereiding die we deels in ons oude ERP systeem en deels weer handmatig naar Excel moesten exporteren voor verdere verwerking. Daarnaast gebruikten we Autocad om onze productontwerpen vast te leggen zonder enige vorm van koppeling naar de calculatie of werkvoorbereiding. De drie programma’s draaiden afzonderlijk en waren niet koppelbaar. Bovendien draaiden ze in twee databases en dat gaf veel ellende. Ons nieuwe ERP-systeem moet daarom alle gegevens halen uit één database en een koppeling maken met ons ontwerpprogramma.”
Scholte Metaalbewerking is uiteindelijk uitgekomen bij het ERP-pakket Isah Smart. Dit pakket bestrijkt de verkoop-, inkoop- en productieprocessen. Daarnaast is de module iPCF aangeschaft, die ervoor zorgt dat de afnemers via internet hun eigen product gaan samenstellen. Wil de klant een dermate specifiek ontwerp dat niet is gedefinieerd in de iPCF, dan wordt voor dat ontwerp Autodesk Inventor ingezet. Dit ontwerpprogramma is ook gekoppeld aan het ERP-systeem. Beide programma’s maken gebruik van dezelfde database, zoals Vermazeren dat heeft opgetekend in het pakket van eisen.
Toekomstgericht
Het klinkt allemaal mooi: klanten zelf hun product laten samenstellen via internet. Dat is het ook, maar voor het zover is, moet het systeem helemaal worden gericht. “En dat voortraject kost veel energie”, aldus ‘ervaringsdeskundige’ Vermazeren. “We zijn de afgelopen anderhalf jaar bezig geweest met ‘filosoferen’ over alle mogelijke combinaties en deze vervolgens invoeren in het systeem. Daarna zijn we ze gaan invoeren in het systeem.” Hiertoe werkt ze samen met GNB, het bedrijf dat Isah Smart levert en implementeert. “Het is een flinke klus maar als het straks allemaal werkt, dan gaat het zeker ons veel tijdwinst opleveren. De backoffice wordt hiermee enorm ontlast”, zegt Vermazeren. “Ons oude systeem was echt toe aan vervanging. We moesten dus wel herautomatiseren. Daarom hebben we bewust gekozen voor een systeem dat toekomstgericht is.”