Een duidelijke bedrijfsstructuur kan een houvast zijn om vast te stellen welke taken er gebeurd zijn, gebeurd hadden moeten zijn of er staan te gebeuren. Hiermee ontstaan taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. De functionaliteiten en mogelijkheden welke binnen de organisatie van toepassing zijn worden per functie ingedeeld met een Taken-, Bevoegdheden- en Verantwoordelijkhedensessie (TBV-sessie). Deze sessie legt de TBV’s vast van functionarissen van de diverse verantwoordelijkheidsgebieden.
Enkele resultaten van een TBV-sessie zouden kunnen zijn:
- eenduidige toewijzing van bevoegdheden;
- belangrijke te leveren (beheers)prestaties zijn bij iedereen binnen het bedrijf bekend;
- geen overlap in verantwoordelijkheden;
- efficiënte verdeling van taken; duidelijkheid bij iedereen (wat te doen en laten);
- hoge motivatie om beheerstaken uit te voeren en prestaties te behalen;
- simpele manier om gewenste vorm van beheersing door te voeren.
TBV sessie, inclusief project- en toekomstplan
Indien een TBV-sessie voorafgaand aan een automatiseringstraject wordt gehouden vormt deze sessie een onderdeel van het te maken project- en toekomstplan welke fasegewijs het implementatieproject en de bedrijfsstroomlijning weergeeft. In dit project- en toekomstplan staat onder andere wat er in welke fase wordt geautomatiseerd, wanneer dit wordt geïmplementeerd en wie er verantwoordelijk is voor het beheersen van de geïmplementeerde stof. Tevens wordt in dit plan het aantal implementatiedagen geschat. Deze inschatting vindt plaats aan de hand van de te automatiseren en implementeren onderdelen en het opleidingsniveau van de sleutelpersonen. Het project- en toekomstplan zal binnen het implementatie- en optimalisatieproces dienen als richtlijn welke garandeert dat de implementatie en optimalisatie op de meest efficiënte en effectieve manier kan verlopen.